5 fórmulas de Excel que te van a ahorrar horas de trabajo

¿Pasas varios minutos sumando con calculadora, buscando un dato entre muchas filas o contando manualmente cuántos clientes te deben? No te preocupes. Vamos a verlas una por una. Son más fáciles de lo que parecen.

¿Alguna vez has pasado varios minutos sumando cantidades con una calculadora, buscando un dato entre muchas filas o contando manualmente cuántos clientes todavía te deben dinero?

Tal vez lo has hecho porque pensabas que usar fórmulas en Excel era demasiado complicado.

Y es completamente normal.

Cuando uno abre Excel por primera vez y mira tantas celdas, botones y opciones, puede sentir que necesita ser contador, programador o experto en computadoras para entenderlo. Pero la realidad es muy diferente.

Las fórmulas no fueron creadas para complicarte el trabajo.

Fueron creadas para hacer el trabajo por ti.

Una fórmula sencilla puede realizar en segundos una tarea que manualmente podría tomarte varios minutos. Y cuando trabajas todos los días con ventas, gastos, inventarios, clientes o cuentas por cobrar, esos minutos pueden convertirse en muchas horas al mes.

No te preocupes si nunca has utilizado una fórmula. Vamos a verlas una por una, despacio. Son más fáciles de lo que parecen.

Antes de comenzar: todas las fórmulas empiezan con el signo igual

Hay algo importante que debes recordar:

Todas las fórmulas de Excel empiezan con el signo igual (=).

Este signo le indica a Excel que no vas a escribir una palabra o un número común. Le estás dando una instrucción.

Por ejemplo:

=SUMA(B2:B10)

No necesitas memorizarla todavía. Lo importante es que observes el signo igual al principio.

También debes saber que, dependiendo de la configuración de tu computadora, Excel puede utilizar punto y coma en lugar de coma para separar algunos elementos. No significa que estés haciendo algo mal. Es simplemente una diferencia de configuración.

Ahora sí, veamos las cinco fórmulas.

1. SUMA: para dejar de sumar con calculadora

La fórmula SUMA es probablemente la mejor para comenzar.

Imagina que tienes las ventas de cada día en la columna B:

• B2: Q500
• B3: Q750
• B4: Q425
• B5: Q900

Podrías tomar una calculadora y sumar cada cantidad. El problema es que, si cambias uno de los valores, tendrás que hacer la cuenta nuevamente.

Con Excel puedes escribir:

=SUMA(B2:B5)

Esto significa:

"Excel, suma todos los números que están desde la celda B2 hasta la celda B5".

Lo mejor es que el resultado se actualizará automáticamente cuando cambies una cantidad.

¿Dónde puedes utilizarla?

Puedes usar SUMA para calcular:

• Las ventas del mes.
• Los gastos de la semana.
• El total de productos vendidos.
• El dinero que te deben tus clientes.
• El valor total de tu inventario.

2. PROMEDIO: para conocer el resultado habitual

A veces conocer el total no es suficiente.

Supongamos que quieres saber cuánto vendes normalmente cada día. Para eso puedes utilizar la fórmula PROMEDIO.

Si tus ventas están desde la celda B2 hasta la B8, escribe:

=PROMEDIO(B2:B8)

Excel sumará todas las ventas y dividirá el resultado entre la cantidad de días registrados.

Esta fórmula puede ayudarte a responder preguntas importantes:

• ¿Cuánto vendo en un día normal?
• ¿Cuánto gasto mensualmente en electricidad?
• ¿Cuál es el precio promedio de mis productos?
• ¿Cuánto paga normalmente cada cliente?
• ¿Cuántas unidades vendo por semana?

El promedio te permite comparar.

Por ejemplo, si normalmente vendes Q800 diarios, pero hoy vendiste Q400, sabes que el resultado estuvo por debajo de lo habitual. Si vendiste Q1,200, sabes que fue un buen día.

3. MAX y MIN: para encontrar rápidamente el valor mayor y el menor

Imagina que tienes las ventas de todo el mes y quieres saber cuál fue el día con la venta más alta.

Podrías revisar cada fila una por una, pero sería fácil pasar por alto una cantidad.

Para encontrar el valor más alto utiliza:

=MAX(B2:B31)

Y para encontrar el valor más bajo utiliza:

=MIN(B2:B31)

MAX busca el número mayor dentro del rango seleccionado.

MIN busca el número menor.

Estas fórmulas son muy útiles para identificar:

• La venta más alta y la más baja.
• El gasto más grande del mes.
• El producto más caro y el más económico.
• La mayor cuenta pendiente de cobro.
• El nivel más alto o más bajo de inventario.

Supongamos que tu venta más alta fue de Q2,500. El siguiente paso podría ser revisar qué ocurrió ese día. Tal vez hiciste una promoción, recibiste más clientes o vendiste un producto especial.

Así es como Excel empieza a ayudarte a tomar mejores decisiones.

4. SI: para que Excel tome una decisión sencilla

La fórmula SI puede parecer un poco más avanzada, pero su funcionamiento es muy lógico.

Esta fórmula le hace una pregunta a Excel y le indica qué debe mostrar dependiendo de la respuesta.

Imagina que en la celda C2 tienes el saldo pendiente de un cliente.

Quieres que Excel muestre la palabra "Pendiente" cuando todavía exista una deuda y "Pagado" cuando el saldo sea cero.

Puedes escribir:

=SI(C2>0;"Pendiente";"Pagado")

Esta fórmula significa:

"Si el número de C2 es mayor que cero, escribe Pendiente. De lo contrario, escribe Pagado".

También podrías utilizarla para indicar:

• Si un gasto está dentro del presupuesto.
• Si un producto necesita reabastecimiento.
• Si una meta de ventas fue alcanzada.
• Si una factura ya venció.
• Si un empleado cumplió determinada cantidad de horas.

5. CONTAR.SI: para contar solamente lo que necesitas

Supongamos que tienes una lista de 200 facturas. Algunas aparecen como "Pagadas" y otras como "Pendientes".

Contarlas manualmente sería lento y podrías equivocarte.

Con CONTAR.SI, Excel puede hacerlo por ti:

=CONTAR.SI(D2:D201;"Pendiente")

Esto significa:

"Cuenta cuántas celdas, desde D2 hasta D201, contienen la palabra Pendiente".

También podrías utilizarla para contar:

• Cuántos clientes tienen pagos pendientes.
• Cuántos productos están agotados.
• Cuántas ventas superaron cierta cantidad.
• Cuántas personas asistieron a una actividad.
• Cuántos pedidos fueron entregados.

Esta fórmula es especialmente útil porque no cuenta todo. Cuenta únicamente las celdas que cumplen con la condición que tú indicaste.

Cómo practicar sin sentir presión

No necesitas aprender las cinco fórmulas el mismo día.

Abre una hoja nueva y crea una tabla pequeña con diez cantidades. Después practica de esta manera:

1. Calcula el total con SUMA.
2. Obtén el promedio con PROMEDIO.
3. Encuentra el número mayor con MAX.
4. Encuentra el número menor con MIN.
5. Agrega una columna con "Pagado" y "Pendiente" y utiliza CONTAR.SI.

Cuando te sientas cómodo, practica la fórmula SI.

Es normal cometer errores al principio. Muchas veces el problema será un paréntesis, una celda incorrecta o un signo que hace falta. Eso no significa que no puedas aprender. Significa que estás practicando.

Un pequeño cambio que puede devolverte muchas horas

Aprender Excel no consiste en memorizar cientos de fórmulas.

Consiste en descubrir cuáles pueden ayudarte con las tareas que realizas todos los días.

SUMA puede evitar que utilices la calculadora constantemente. PROMEDIO puede ayudarte a comprender mejor tus resultados. MAX y MIN pueden mostrarte rápidamente los valores más importantes. SI puede organizar la información automáticamente. Y CONTAR.SI puede revisar cientos de registros en segundos.

Empieza con una sola fórmula.

Pruébala con información sencilla. Cambia algunos números y observa cómo Excel actualiza el resultado. Poco a poco dejarás de ver las fórmulas como algo complicado y comenzarás a verlas como herramientas que trabajan para ti.

No necesitas aprender rápido.

Necesitas avanzar paso a paso, practicar con calma y utilizar lo aprendido en situaciones reales.

Y cuando una tarea que antes te tomaba veinte minutos se resuelva en pocos segundos, vas a comprender por qué aprender estas fórmulas realmente vale la pena.